Muchas veces se le atribuyen a las pantallas cualidades que por si mismas no tienen.
Los displays deben avalar la calidad de las imágenes y asegurar un correcto visionado pero la efectividad de la comunicación, a través de la cartelería digital, depende principalmente del software empleado para la gestión de los contenidos.
Existen en el mercado diferentes opciones que cumplen, en mayor o menor medida, con los requerimientos esenciales de los clientes. Básicamente las pantallas, ya sea una unidad o una red global de varios aparatos, deben poder controlarse centralmente (desde un ordenador con conexión a Internet), independientemente del hardware, del tipo de monitor o de quien sea su fabricante y de cual sea su ubicación. Tienen que ofrecer la posibilidad de adaptar los anuncios, en cada caso, al lugar, la hora del día y el tipo de audiencia a la que nos dirigimos, para alcanzar los objetivo de informar, entretener y promocionar productos y/o servicios.
Para conseguir el máximo aprovechamiento del sistema, el manejo de todas sus interfaces ha de ser intuitivo, con el objeto de brindar la máxima facilidad y la mayor sencillez para la creación de plantillas, listas de reproducción y calendarios de emisión.
Un programa informático personalizable facilita el control de la entrega y el acceso a los contenidos; y siendo escalable se ajusta a las necesidades cambiantes de los usuarios así como a los continuos avances tecnológicos.
Por otra parte, la inmediatez certifica la entrega al instante -en tiempo real- de mensajes interactivos con información actualizada, relevante y que resulte de interés para cautivar al público objetivo.
Si la aplicación es abierta contribuye a la incorporación e integración de contenidos dinámicos dispares que capten la atención de los espectadores desde distintos tipos de fuentes externas de datos (imágenes, videos, widgets, archivos RSS, publicaciones de redes sociales u otros).
Todas éstas son las características y funciones estándar que debe aportar el software a un sistema de “digital signage” para garantizar una reproducción estable y confiable las veinticuatro horas del día, los siete días de la semana.